脱エクセルは必要？管理の限界を3つのサインで確かめる
エクセルでの管理がしんどくなってきた。そろそろシステムを入れたほうがいいのか。受注表や顧客リストをエクセルで回している中小企業の経営者から、よく聞く悩みです。
私たちの答えは、「まだ急がなくていい」です。手入れで済む問題なのか、管理の仕組みごと変えたほうがいいのか。先にそこを分けたいと思います。見るのは、二重入力、最新版探し、直せる人への依存という3つのサインです。この記事では、3つのサインの確かめ方と、移行の前に試せる手入れ、移すと決めたときの順番を扱います。
エクセルを残したほうがいい時期もある
私たちは、限界のサインが出るまでは、エクセルはとても強い業務ツールだと考えています。
すでに契約して使っている範囲なら、新しいツールの利用料を増やさずに済む。多くの社員が触れて、業務のやり方が変わったその日に列を足せる。特に大きいのは、最後の1つです。中小企業では、まだ仕事の形が固まっていないことも多いので、「いつでも変えられる」は弱点というより強みになります。
「脱エクセル」を勧める記事を、誰が書いているかも見ておきたいところです。私たちが検索して読んだ限りでは、代わりのシステムを提供する会社が多く見られました。それ自体が悪いわけではありません。ただ、売る立場から「入れなくていい」とは言いにくい事情もあるはずです。
私たちはツールを売るのではなく、業務効率化そのものを支援しています。なので、「今回は入れない」という結論も選べます。DXは、デジタルを使って業務や事業の形を変えることであって、導入そのものが目的ではない。エクセルを残すかどうかも、その考え方で判断しています。
移したのに、手作業が増えてしまう
移行の費用は、月額利用料だけではありません。時間もかかります。
いまのデータを整理し、入力ルールを作り直し、使い方を覚えてもらう。本業の合間に進める作業です。特に、いまエクセルを回している忙しい人に負担が集まりやすいところは、先に見ておきたいと思います。
システム側の決まった形式に合わせることが、負担になる場合もあります。「この案件だけ支払い条件が違う」「この顧客だけ別ルート」。そうした例外を移行先で扱えなければ、入らない情報がエクセルに残ります。
システムに入力して、エクセルにも入力する。減らすはずの手作業を、移行で増やしてしまうわけです。この状態に陥った現場も少なくないのではないか、というのが私たちの見立てです。
業務が固まる前にシステムの型に合わせると、あとで仕事のやり方を変えにくくなることもあります。設定変更や開発会社への依頼が必要になり、「いまのままでいいか」となる。エクセルなら5分で試せたような変更まで、試されなくなるのは惜しいと思います。
移行を考えるための「3つの限界サイン」
見るのは、エクセルという道具の新しさではなく、いまの使い方でどこに負担が出ているかです。ファイル間の受け渡し、共同作業、作り込んだ人への依存。この3つに分けると、手を入れる場所を考えやすくなります。
あくまで私たちが使う判断の目安です。3つそろうまで移行してはいけない、という基準ではありません。権限管理や監査など、別に満たすべき要件がある場合は、それも含めて判断します。
サイン1：同じ数字を、2回以上手で入力している
1つの情報を、2か所以上に手で入力していないか。それが毎週起きていないかを見ます。
受注管理表に入れた内容を、請求用の別ファイルにも打ち直す。日報の数字を月次集計表に入力し直す。ファイルが分かれていて、その間を人がつないでいる状態です。
転記で数字がずれると、どちらが正しいかを照合する仕事が生まれます。手間だけでなく、判断に使う数字を信用しにくくなるのが痛いところです。まず、同じ情報をどこからどこへ移しているかを書き出します。「受注表→請求ファイル、週1回、1件あたり3分」のように、元と先と頻度を並べると、あとで手入れの効果を比べられます。
サイン2：「最新版はどれか」を探している
同じフォルダに「最新」「最終」「修正後」「v2」といったファイルが2つ以上ないか。「いま誰かが開いているので、後で入力します」が週に1回以上起きていないか。次は、この2点です。
ただ、これはエクセルでは同時編集ができない、という意味ではありません。Microsoftの共同編集の案内では、OneDriveやSharePoint Onlineに保存したブックを、対応するExcelやブラウザーで共同編集できます。保存先に加え、利用するバージョン、ファイル形式、共有相手の編集権限も確認が必要です。
まずは共同編集が使える環境かを確かめ、別名のファイルを配る代わりに、一つのファイルを更新する運用を試します。それで最新版探しがなくなるなら、この問題だけを理由に別システムへ急いで移す必要はありません。
同じ行を複数人が扱う場合も、すぐにエクセルの限界とは決められません。ただ、誰がどこを更新するかが曖昧だったり、人によって見せる情報を細かく分けたかったりするなら、共同編集だけで要件を満たせるかは別に確かめます。
サイン3：そのファイルを直せる人が、社内に1人しかいない
計算式やマクロが壊れたら、直せる人は何人いるでしょうか。マクロは、エクセルの操作を自動化する仕組みです。直せる人がゼロか1人、あるいは「怖いから誰も触らない」ファイルがあるなら、このサインに当たります。
作り込むほど便利になる一方で、作った本人以外には触れなくなる。その人が辞めたり、長く休んだりすれば、仕事が止まるおそれがあります。
難しいのは、普段は快適に回っていることです。詳しい人が引き受けてくれる間は、困りごとが表に出ません。不在になってからではなく、いま引き継げるかを見ておきたいですね。最初の確認として、その人以外の誰かに「この列の計算式、何をしているか説明できますか」と聞いてみます。ただ、式の意味がわかることと、更新や修正ができることは別です。必要なら元データのコピーを使い、普段の更新や想定する修正を試して、どこで確認が必要になるかを残します。
3つが重なると、直しにくくなる
1つだけなら、ファイルの手入れや運用ルールで解消できることがあります。2つの場合も、まず何を直せるかは比べたいところです。ただし、数が少なければ軽い問題だとは限りません。仕事が止まる影響や、必要な管理の水準も見ます。
3つが重なると、問題同士が絡むことがあります。触れる人が1人しかいないので、構造を変えられない。だから二重入力も残る。作り直そうとすると、今度は誰がどの版を使うかで混乱する。どれかを直すと別の問題が出る状態は、移行を考える強い理由になります。
私たちが避けたいのは、直せるかを見ないまま、移行にお金と時間を使うことです。サインの数は、その判断を始めるために使います。
移行の前にも役立つ、エクセルの手入れ
いまのファイルを直して続けられそうなら、次の手入れを試してみてください。
- 1つのシートに1つの表だけ置く。見出しは1行にし、結合セルを使わない
- 人が入力する列と、計算で出る列を分ける。触ってよい場所をはっきりさせる
- 入力規則でプルダウンを設定し、「株式会社A」と「(株)A」のような表記ゆれを防ぐ
- 対応するクラウド環境で共同編集を使い、別名の版を増やさず一つのファイルを更新する
- マクロを足す前に、その作業手順を1枚の文書にする。他の人が引き継ぐ材料を残す
- 列を足すときは、「この列は誰が何に使うか」を1行メモする
地味ですが、将来の移行にも使える作業です。表記がそろい、1シート1表になっていれば、移行先に合わせてデータを整理しやすくなります。そのまま取り込めるかは移行先次第ですが、結合セルや表記のばらつきを、移行作業の最中に一から直すよりは進めやすいはずです。
手入れの結果、サインが3つから2つに減ることもあります。そのときは、残る問題の大きさを見て、移行を先に延ばせるかを考えます。
移すと決めても、まずは1業務から
移行を選んだ場合も、全部を一度に変える必要はありません。受注管理で3つのサインが重なっているなら、まず受注管理だけ。顧客管理は2つで、手入れによって続けられるなら、エクセルのまま残す選択もあります。
私たちは、先にその業務の手順を1枚の文書にし、いまの列から本当に使うものを選びます。それから1業務を移し、数か月使ってみる。落ち着いてから、次の業務を考える順番です。手順を1枚にする型は、仕事を手放すための手順書の8項目にまとめています。
エクセルを全部捨てなくても構いません。決まった形で回す管理をシステムへ渡し、その場限りの集計や、思いついた分析にはエクセルを使う。役割を分ければよいと思います。私たちが自社で何を仕組みに渡し、何を残したかは、設立1年目の会社が作った業務の仕組みに書きました。
この判断で、決められないこと
3つのサインは、負担がどこに出ているかを見る目安であって、どのシステムを選ぶべきかまでは教えてくれません。移行先の比較は、その業務の手順と、残したい例外がはっきりしてからで十分です。また、個人情報の扱いや、取引先から求められる管理水準のように、サインの数と関係なく満たす必要のある条件もあります。そこは別に確かめてください。
今日できる一歩
いちばん重いと感じているエクセルファイルを一つ開き、3つのサインのどれに当たるかを書いてみてください。サイン1なら、転記の元と先を書き出す。サイン2なら、共同編集が使える環境かを確かめる。サイン3なら、作った人以外に計算式の説明を頼んでみる。どれも今日中にできる確認です。
Polyzmは中小企業の業務効率化を支援しています。最初に行うのは、ツール選びより業務の棚卸しです。自社にどのサインが出ていて、手入れと移行のどちらを先にするか迷う方は、無料相談からお声がけください。いま使っている表の構成と困っている場面を伺い、先に試す手入れを一緒に整理します。