小さな相談会・セミナーは、何を決めてから開く？
「集客のためにセミナーを開こう」と考えても、最初に日程や会場を押さえると、中身が後回しになりがちです。参加してほしい人に何を持ち帰ってもらうのか。そこが曖昧なまま告知すると、話す内容も申し込み案内も広がってしまいます。
私たちは、初回の企画なら「誰の、どの疑問に答えるか」を一文で書くところから始めます。参加者を集めるための催しなのか、具体的な相談につなぐ場なのかで、必要な準備は変わります。
※漫画は架空のリフォーム店を描いた説明例です。
その疑問は、集まって話すほうがよいか
相談会やセミナーを開くには、準備だけでなく、参加者の時間も使います。開催を決める前に、同じ疑問を持つ人がほかにもいそうか、説明を聞きながら自分の状況を確かめる時間が必要かを考えます。
短い案内を読めば済む内容なら、ホームページの説明やよくある質問を先に直したほうがよいかもしれません。一方、参加者ごとに状況が違い、質問を受けながら判断の仕方を伝えたいなら、小さく集まる意味があります。個人の事情を詳しく聞かなければ答えられない内容は、全員の前で扱わず個別相談に分けます。
「セミナーをやること」を先に決めると、告知のためにテーマを広げたくなります。私たちは、同じ迷いを持つ人が持ち帰れるものを先に考え、そのために集まる必要があるかを判断します。
まず、参加者がいま困っていることを一つ選ぶ
「経営者向けの集客セミナー」では、対象もテーマも広すぎます。たとえば、初めてホームページの担当になった人が「問い合わせ先が見つけにくいと言われた。どこを直すべきか」と迷っているなら、その疑問に絞ったほうが内容を決めやすくなります。これは企画の説明例で、実際に開催した催しの記録ではありません。
対象を狭くするのは、参加できる人を機械的に減らすためではありません。何を知りたい人に役立つかを明らかにするためです。「自社の現状を一か所点検できる」までを今回の到達点にするなら、広告、SNS、営業管理まで詰め込む必要はないでしょう。
想定する参加者が実際に使う言葉で、疑問を書き直してみます。専門用語を知らない人向けなのに、告知の見出しが専門用語ばかりなら、そこで内容が伝わらなくなります。逆に、すでに実務を担当している人には、入門説明だけでは足りません。
終わったあとにできる行動から、話す範囲を決める
「理解してもらう」は便利な目標ですが、終わったあとに何が変わるのかを確かめにくい言葉です。参加者が自分のホームページを開き、問い合わせ先まで迷わず進めるか確認する。先ほどの例なら、その行動を持ち帰ってもらう設計ができます。
そこから逆に、当日必要な説明を選びます。問い合わせ先が見つからない理由を考える短い話、実際に画面を開く時間、見直す箇所を一つ書く時間。話す項目を増やすより、参加者が自分の状況に置き換えられる余白を残したいです。
ただ、扱うテーマによっては、その場で結論を出せません。見積もりや個別の経営判断まで踏み込むなら、必要な資料や確認事項が変わります。セミナー中に答えられる範囲と、個別相談で確かめる範囲を先に分けておきます。「参加すれば必ず成果が出る」と約束しないことも、企画の一部です。
告知には、判断に必要な条件を書く
内容が固まったら、申し込む人の立場で案内を読みます。対象者、扱う疑問、日時、場所または参加方法、費用、持参するもの。これらは実際に決まった内容と一致させます。未定の項目を都合よく埋めて告知しないでください。
「初心者歓迎」と書くなら、何を知らなくても参加できるのか、当日の説明はどこから始めるのかも考えます。パソコンを使う時間があるなら、スマートフォンだけでも参加できるのかを明確にします。参加者が準備していないと取り組めない作業は、事前に知らせるか、当日の内容から外します。
申し込み後の案内も忘れたくありません。どこへ行けばよいか、参加用の情報はいつ届くか、欠席するときはどう連絡するか。小さな催しでも、参加前の不安を減らす案内は必要です。個人情報を集める場合は、必要な項目と利用目的を実際の運用に合わせて確かめます。
相談につなげるなら、出口を押しつけない
セミナーの終わりに相談窓口を案内すること自体は自然です。ただし、全員がその場で依頼先を決めるわけではありません。まず自分で試せること、個別に確認しないと判断できないことを分けて伝えます。そのうえで、相談する場合の方法と、相談時に何を用意すると話が進むかを示します。
たとえば先の例なら、「自社の問い合わせ先まで実際に進めたか」を持ち帰る確認にできます。見つけにくい箇所があった人には、その画面と迷った場所をメモしてもらう。個別相談を受ける側も、最初の状況を聞きやすくなります。参加者にその場で契約や予約を迫る必要はありません。
開催後は、参加人数だけで良し悪しを決めないほうがよいでしょう。どの説明で質問が出たか、用意した作業を進められたか、告知した対象と実際の参加者が合っていたかを短く残します。人数が少ない初回は、一般的な成果を断定せず、次回の内容を直す材料として扱います。
企画を始めるなら、まず一枚のメモに「参加してほしい人の疑問」「終わったあとにできる行動」「当日答える範囲」を書いてみてください。そこが定まってから、日程や告知文を決めます。自社の集客で相談会が合うか、ほかの方法を先に整えるべきか迷う場合は、Polyzmの相談窓口で現状をお聞かせください。